Important: Acest document este un draft de lucru destinat revizuirii de către un avocat calificat. Nu constituie consultanță juridică. Nu îl considerați final până la eliminarea badge-ului Draft după aprobarea avocatului și înlocuirea placeholder-ului de sediu social.
Această Politică de Confidențialitate explică modul în care Milannial Software SRL(„Milannial Software”, „noi”) colectează, folosește, stochează, divulgă și protejează datele cu caracter personal atunci când vizitați https://milannialsoftware.com(inclusiv www și rutele de limbă) sau interacționați prin formularul de contact, chat-ul AI („Ask Milan”), generarea de broșură/propunere PDF, link-ul de programare sau email. Acționăm ca operator de date pentru datele prelucrate prin acest site, conform Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și legislației române aplicabile.
1. Cine suntem (operator)
Milannial Software SRL
CUI: 44998817
Nr. Reg. Com.: J52/1036/2021
EUID: ROONRC.J52/1036/2021
Data înființării: 2021-10-04
Sediu social: {{SEDIU_SOCIAL_COMPLET}}
Email (solicitări confidențialitate / GDPR): contact@milannialsoftware.com
Nu am desemnat momentan un Responsabil cu Protecția Datelor (DPO) separat. Solicitările de confidențialitate se trimit la emailul de mai sus. Dacă vom desemna un DPO, actualizăm această politică.
2. Domeniu de aplicare
Această politică acoperă datele prelucrate în legătură cu:
- navigarea și utilizarea site-ului public;
- trimiterea formularului de contact sau a emailului la contact@milannialsoftware.com;
- utilizarea Ask Milan (chat AI) și captarea opțională de lead pe email din chat;
- generarea de PDF-uri (broșură / propunere) pe site;
- programarea unui call de discovery prin link-ul Cal.com publicat.
Nu guvernează datele prelucrate în baza unui contract de servicii semnat separat (aceste angajamente au termeni proprii).
3. Ce date colectăm
Aplicăm minimizarea datelor. Nu solicităm categorii speciale de date (Art. 9 GDPR). Nu transmiteți date de sănătate, biometrice, politice, religioase, sindicale, genetice sau alte date Art. 9 prin formulare sau chat.
3.1 Formular de contact și email
- Nume, adresă de email, opțional companie, opțional interval de buget;
- Conținutul mesajului și detaliile de proiect pe care le includeți;
- Notă opțională din estimator, dacă o atașați formularului;
- Momentul trimiterii și semnale anti-abuz (vezi §3.5);
- Consimțământ explicit că ați citit această Politică (checkbox obligatoriu la trimitere).
3.2 Ask Milan (chat AI)
- Textul mesajelor trimise și răspunsurile generate;
- Câmpuri opționale de lead (nume și email) dacă folosiți captarea pe email, plus confirmarea consimțământului privind confidențialitatea;
- Metadate tehnice necesare funcționării chat-ului (vezi §3.5).
Nu introduceți parole, chei API, CNP, date de card, secrete de afaceri pe care nu sunteți autorizat să le partajați sau date din categorii speciale.
3.3 Programare (Cal.com)
Dacă programați prin link-ul Cal.com, Cal.com prelucrează datele conform politicii Cal.com. De regulă primim confirmarea (nume, email, interval). Cal.com poate acționa ca operator independent sau împuternicit; verificați termenii lor înainte de programare.
3.4 Broșură / propunere PDF
PDF-urile sunt generate la cerere. Putem prelucra un nume afișat pentru personalizare și jurnale tehnice de scurtă durată pentru prevenirea abuzurilor. Nu folosim generarea PDF ca listă de marketing.
3.5 Date tehnice, securitate și anti-abuz
- Adresa IP și metadate de cerere pentru rate limiting și prevenirea abuzurilor (structuri efemere în memorie pe server; nu pentru profiluri publicitare);
- User-Agent, cale, timp aproximativ și diagnostice de eroare în jurnale;
- Referrer, când este trimis de browser (ex. context de pagină pentru chat).
3.6 Ce nu colectăm prin acest site (stare actuală)
- Fără cookie-uri de marketing sau publicitate comportamentală.
- Fără produs terț de analytics (ex. Google Analytics, Plausible) la data acestui draft. Elementele UI decorative (ex. contor sintetic de vizitatori) nu măsoară trafic real și nu sunt analytics pe date personale.
- Fără banner de cookie-uri pentru categorii opționale, deoarece nu încărcăm cookie-uri de tracking neesențiale. Dacă vom introduce analytics sau cookie-uri neesențiale, actualizăm politica și implementăm consimțământul înainte de activare.
3.7 Copii
Site-ul se adresează utilizatorilor de business. Nu colectăm cu bună știință date de la copii sub 16 ani. Dacă un copil a trimis date, contactați-ne pentru ștergere fără întârzieri nejustificate.
4. Scopuri și temeiuri legale (Art. 6 GDPR)
- Art. 6(1)(b) — demersuri la cererea dvs. înainte de încheierea unui contract (răspuns la solicitări, pregătire discuții/propuneri).
- Art. 6(1)(a) — consimțământ unde este necesar (ex. confirmarea lecturii acestei Politici înainte de trimiterea contact/lead; cookie-uri neesențiale sau marketing doar cu opt-in prealabil).
- Art. 6(1)(f) — interes legitim: securitatea site-ului, prevenirea abuzurilor/spam-ului și operarea unui site profesional, echilibrat cu drepturile dvs.
- Art. 6(1)(c) — obligații legale (ex. păstrare contabilă/fiscală) dacă relația comercială generează astfel de evidențe.
La interes legitim puteți obiecta (Art. 21). La consimțământ îl puteți retrage oricând, fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare.
5. Destinatari și împuterniciți
Nu vindem date personale și nu le partajăm pentru publicitate terță. Divulgăm date doar către:
- Hosting — Render — găzduiește site-ul (regiune Frankfurt / UE, unde este disponibilă).
- Email tranzacțional — Resend — livrează notificările de contact/lead către inbox-ul nostru.
- Inferență AI — OpenAI — prelucrează conținutul chat-ului Ask Milan. OpenAI acționează ca împuternicit conform termenilor API/DPA. Mesajele pot fi prelucrate în afara UE/SEE.
- Programare — Cal.com — dacă alegeți să programați un call (vezi §3.3).
- Consultanți și autorități — doar când este necesar (avocați, contabili) sau cerut de lege, ori pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în justiție.
6. Transferuri internaționale
Unii împuterniciți (în special OpenAI) pot prelucra date în SUA sau alte state din afara UE/SEE. Pentru transferuri ne bazăm pe garanții adecvate din Cap. V GDPR, de regulă Clauzele Contractuale Standard (SCC) ale Comisiei Europene și acordul de prelucrare al împuternicitului, plus măsuri suplimentare unde este cazul. Puteți solicita informații despre garanții pe email.
7. Durata de stocare
- Contact / lead — până la 24 de luni de la ultima interacțiune relevantă, apoi ștergere sau anonimizare, cu excepția contractului sau a pretențiilor legale.
- Conținut chat — prelucrat pentru generarea răspunsului; nu menținem o arhivă publică pe termen lung. Jurnale operaționale/anti-abuz: până la 12 luni, cu excepții limitate pentru investigații de securitate.
- Jurnale server / securitate — de regulă până la 90 de zile.
- Rate-limit în memorie — efemer; se pierde la restart; nu este bază de marketing.
- Evidențe contabile/fiscale — pe termenele prevăzute de legea română, când se aplică (frecvent până la 10 ani pentru anumite documente).
8. Drepturile dvs.
Conform GDPR puteți avea dreptul la:
- acces (Art. 15);
- rectificare (Art. 16);
- ștergere (Art. 17), cu excepțiile legale;
- restricționare (Art. 18);
- portabilitate (Art. 20), unde este aplicabil;
- opoziție la prelucrarea pe interes legitim (Art. 21);
- retragerea consimțământului (Art. 7(3)), unde temeiul este consimțământul;
- a nu fi supus unor decizii automate cu efecte juridice sau similare semnificative (Art. 22) — nu luăm astfel de decizii prin acest site.
Pentru exercitarea drepturilor: contact@milannialsoftware.com. Răspundem în cel mult o lună (cu posibilă prelungire conform Art. 12(3) GDPR).
Puteți depune plângere la ANSPDCP: www.dataprotection.ro, sau la autoritatea de supraveghere din statul dvs. de reședință din UE.
9. Securitate
Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscului: TLS în tranzit, acces pe principiul privilegiului minim, igiena dependențelor, headere de securitate, validare input și rate limiting pe API-uri publice. Nicio metodă nu este perfect sigură. Raportați incidente suspecte la contact@milannialsoftware.com.
10. Cookie-uri și tehnologii similare
Folosim doar cookie-uri / stocare locală strict necesare pentru funcționarea de bază (ex. preferință de limbă sau temă), care nu necesită consimțământ pentru stocare esențială.
Nu setăm momentan cookie-uri neesențiale de analytics, publicitate sau tracking social. Prin urmare nu există banner pentru categorii opționale. Dacă situația se schimbă, vom obține consimțământ prealabil și vom actualiza această secțiune.
11. Decizii automate și profilare
Ask Milan generează răspunsuri automate doar cu scop informativ. Nu produce efecte juridice sau decizii similare semnificative. Nu construim profiluri publicitare din utilizarea site-ului.
12. Modificări
Putem actualiza această politică. Data „Ultima actualizare” reflectă ultima revizie. Modificările materiale vor fi evidențiate pe această pagină. Unde este necesar consimțământul, îl vom recolta.
13. Contact
Solicitări GDPR: contact@milannialsoftware.com. Țintim un confirmare în maxim cinci zile lucrătoare.